AIでメールが30秒でまとまる理由

仕事でメールを書くときに「言いたいことが多すぎて長くなる…」という場面、ありませんか？
とくに他部署の役職者に送るメールは、短く・丁寧に・わかりやすく書く必要があります。

AIは、この“複雑な文章を短く整える”ことがとても得意です。長文を貼り付けるだけで、数秒で読みやすい文章に調整してくれます。

1. 長文をAIに貼るだけで「短く・柔らかい」文章に変わる

まず最も使えるのが、AIの要約力です。あなたの長文を30秒で整えてくれます。

【プロンプト例】  
以下の文章を、相手に失礼のないように  
・短く  
・柔らかく  
・要点だけ  
のメール文に整えてください。

これだけで、社内メールが驚くほど短くまとまります。

役職者へ送るメールは、文が長くなりがちです。AIは「敬意のある柔らかさ」を加えるのが得意で、伝えたいことだけを残してくれます。

【プロンプト例】  
以下の文章を、役職者向けに丁寧すぎず柔らかい表現に整えてください。  
読みやすい長さに短縮してください。

文章の角が取れて、安心して送れる形に仕上がります。

あなた自身も経験したように、言いたいことを全部詰め込むとメールが長くなります。AIに任せると、次の形で整理されます。

まさに「頭の中の整理を代わりにやってくれる部下」のような感覚です。

▼ Before（あなたの悩みに近い例）

「A部署の件で確認が必要な点がいくつかあります。まず…（長文が続く）」

▼ After（AI整形）

A部署の件で、下記2点のみ確認させてください。
・〇〇の認識で相違ないか
・△△の追加対応が必要かどうか

お手隙の際にご確認いただければ幸いです。

このように、数行でまとめてくれます。

あなたのように「柔らかい文章にしたい」場合は、そのまま指定するだけでOK。

【プロンプト例】  
文章を、柔らかく・配慮のあるトーンに整えてください。  
相手の立場に配慮した言い回しにしてほしいです。

AIはトーン調整が得意なので、場面に合わせて微調整できます。

AI活用のコツは、「全部やらせる」のではなく、“整えてもらう”ことです。その結果、メール作成の負担が大きく減ります。

あなたのように、言いたいことが多くて文章が長くなる人ほど、AIの要約力は武器になります。

まずは1通だけ、AIに整形させてみてください。仕事が驚くほど軽く感じられます。

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